|
Rutine for periodisering for Sak - og arkivsystem Public 360° i Porsgrunn kommune
Periodisering innebærer å dele inn arkivet i arkivmaterialet i fast avgrensede perioder.
Det vises til Riksarkivarens “Veiledning i periodisering av offentlige arkiver”.
En arkivdel kan være emnebasert (emneordnet) eller objektbasert (objektsordnet). Det kan settes opp ulike perioder og bortsettingsprinsipp for de ulike arkivdelene.
Status på arkivdeler:
- A (aktiv) – ikke sperret for nye saker/dokumenter og er ikke lukket
- B (bortsatt) – sperret for alle typer nye registreringer
- O (overlapp) – sperret for registering av nye saker
- U (uaktuell) – sperret for alle typer registeringer
Overlapping: Automatisk overføring av saker
Uaktuell: Manuell overføring av saker ved funksjonen Masseoppdatering
IKA Kongsberg anbefaler periodiseringsprinsippet Overlapp også på objektbaserte arkivdeler, (jf. Rutine for elektronisk personalarkiv i kommuner og fylkeskommuner) forutsatt at det praktiseres en sak pr. hendelse. For emnebaserte arkivdeler (saksarkiv) settes perioden på 4 år (utgangspunkt i kommunestyreperioden), med overlappingsperiode på 1 år.
For objektbaserte arkivdeler (objektarkiv) settes perioden på 8 år, med overlappingsperiode på 1 år. Tidspunkt for periodisering er 1.1.20xx.
*Arkivdel GBNR - setter opp overlappingsperiode på 1 år, med forutsetning at man bruker egen sakstatus V (på vent) i P360°. Ved oppgradering til P360° SP8 så fikk Grenlandskommunene sakstatus V for sakstypen byggesaker. Uttrekk tas av arkivdelene etter de er satt i status B (bortsatt). Interkommunale samarbeid – kommunen setter opp arkivdeler i forhold til egen organisering (jf. Riksarkivarens veiledning” Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan”). Det dokumenteres i kommunens arkivplan hvilke periodiseringsprinsipper som blir brukt på hvilke arkivdeler og når de periodiseres. Porsgrunn kommune har pr. i dag arkivdeler for Miljørettet helsevern og Tilsyn byggesaker Grenland
**Arkivdelen Bolig er satt opp slik at den ikke samsvarer med løsningsbeskrivelse for P360° SP6 side 31 og rutine for boligsaker side 44 for Grenlandskommunene. Det ble bestemt i arkivgruppa i Grenland at boligsaker skulle arkiveres etter adresse, ikke fødselsnummer, men dette ser ut til og ikke ha blitt forandret i løsningsbeskrivelsen. Arkiveres etter fødselsnummer i Porsgrunn.
I administratorverktøyet for Public 360° henvises det til Anchestor (stamfar) på arkivdeler istedenfor arvtaker som vi har brukt i tabellen. Sak - og arkivsystem Public 360° ble tatt i bruk i Porsgrunn 20.08.2012. Oppsett pr. 20.08.2012 (implementering av P360°). Standardoppsett arkivdeler for Grenlandskommunene satt opp av leverandør.
| Arkivdel
|
Tatt i bruk
|
Avsluttet
|
Status
|
Arvtaker
|
Periodiserings-prinsipp
|
Periodisert
|
Uttrekk
|
| Emnearkiv
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Barn
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Elev
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Personal
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Bolig
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| GBNR
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Miljørettet helsevern*
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Tilsyn byggesaker Grenland*
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
Interkommunalt samarbeid* Arkivdelene som ikke ble tatt i bruk tas ikke med videre i planen (status U).
Oppsett pr. 1.1.2016 – Periodisering med mykt skille
| Arkivdel
|
Tatt i bruk
|
Avsluttet
|
Status
|
Arvtaker
|
Periodiserings-prinsipp
|
Periodisert
|
Uttrekk
|
| Emnearkiv (2012-15)
|
Ved innføring av P360°
|
|
O
|
Emne 16-19
|
Emne/O
|
1.1.16
(status O)
|
|
| Emne 16-19
|
1.1.16
|
|
A
|
|
|
|
|
| Barn
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Elev
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Personal
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Bolig
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| GBNR
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Miljørettet helsevern
(2012-15)
|
Ved innføring av P360°
|
|
O
|
Miljørettet helsevern 16-19
|
Emne/O
|
1.1.16 (status O)
|
|
| Miljørettet helsevern 16-19
|
1.1.16
|
|
A
|
|
|
|
|
| Tilsyn byggesaker Grenland
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
Oppsett pr. 1.1.2017 – Periodisering med mykt skille
Etter endt overlappsperiode på periodiserte arkivdeler
| Arkivdel
|
Tatt i bruk
|
Avsluttet
|
Status
|
Arvtaker
|
Periodiserings-prinsipp
|
Periodisert
|
Uttrekk
|
|
Emnearkiv (2012-15)
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.16
(status B)
|
B
|
Emne 16-19
|
Emne/O
|
1.1.16
(status O)
|
Etter bortsetting
|
| Emne 16-19
|
1.1.16
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Barn
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Elev
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Personal
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Bolig
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| GBNR
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Miljørettet helsevern (2012-15)
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.16
(status B)
|
B
|
Miljørettet helsevern 16-19
|
Emne/O
|
1.1.16
(status O)
|
Etter bortsetting
|
| Miljørettet helsevern 16-19
|
1.1.16
|
|
A
|
|
|
|
|
| Tilsyn byggesaker Grenland
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
Utkast til oppsett pr. 1.1.2020 – Periodisering med mykt skille
| Arkivdel
|
Opprettet
|
Avsluttet
|
Status
|
Arvtaker
|
Periodiserings-prinsipp
|
Periodisert
|
Uttrekk
|
| Emnearkiv (2012-15)
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.16
(status B)
|
B
|
Emne 16-19
|
Emne/O
|
1.1.16
(status O)
|
Etter bortsetting (status B, arkivdel stengt)
|
| Emne 16-19
|
1.1.16
|
|
O
|
Emne 20-28
|
Emne/O
|
1.1.20
(status O)
|
Etter bortsetting
|
| Emne 20-24
|
1.1.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Barn
(2012-19)
|
Ved innføring av P360°
|
|
O
|
Barn 20-28
|
Objekt/O
|
1.1.20
(status O)
|
Etter bortsetting
|
| Barn 20-28
|
1.1.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Elev
(2012-2019)
|
Ved innføring av P360°
|
|
O
|
Elev 20-28
|
Objekt/O
|
1.1.20
(status O)
|
Etter bortsetting
|
| Elev 20-28
|
1.1.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Personal
(2012-2019)
|
Ved innføring av P360°
|
|
O
|
Personal
20-28
|
Objekt/O
|
1.1.20
(status O)
|
Etter bortsetting
|
| Personal 20-28
|
1.1.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Bolig
(2012-2019)
|
Ved innføring av P360°
|
|
O
|
Bolig
20-28
|
Objekt/O
|
1.1.20
(status O)
|
Etter bortsetting
|
| Bolig 20-28
|
1.1.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
GBNR
(2012-2019)
|
Ved innføring av P360°
|
|
O
|
GBNR
20-28
|
Objekt/O
|
1.1.20
(status O)
|
Etter bortsetting
|
| GBNR 20-28
|
1.1.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Miljørettet helsevern
(2012-15)
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.16
(status B)
|
B
|
Miljørettet helsevern
16-19
|
Emne/O
|
1.1.16
(status O)
|
Etter bortsetting (status B, arkivdel stengt)
|
|
Miljørettet helsevern
16-19
|
1.1.16
|
|
O
|
Miljørettet helsevern
20-28
|
Emne/O
|
1.1.20
(status O)
|
Etter bortsetting
|
|
Miljørettet helsevern
20-24
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Tilsyn byggesaker Grenland
(2012-2019)
|
Ved innføring av P360°
|
|
O
|
Tilsyn byggesaker Grenland 20-28
|
Objekt/O
|
1.1.20
(status O)
|
Etter bortsetting
|
| Tilsyn byggesaker Grenland 20-28
|
1.1.20
|
|
A
|
|
|
|
|
Periodiseringsoppsettet tar ikke hensyn til evt. kommunesammenslåing. Ved omfattende organisatoriske endringer skal det brukes skarpt skille i arkivet. Intervallene på periodisering forsetter videre på samme måte.
Periodisering av:
Saksarkiv (emne) hvert.4.år med 1 års overlappingsperiode
Objektarkiv hvert.8.år med 1 års overlappingsperiode
Praktisk rutine for sanering av elektronisk journaldatabase er foreløpig ikke satt opp (dvs. skille ut saker som ikke skal være i den aktive basen lengre og flytte de over i historisk base for Public 360°). |