|
Iveland kommune har vedtatt at kommunen er å regne som ett organ etter arkivforskriften § 1-1. Kommunen har sentralisert arkivtjenesten i henhold til arkivforskriftens § 2-4 og har siden 01.06.2005 anvendt ePhorte som fullelektronisk sak-/arkiv system.
Sentralarkivet fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder) for hele kommunen. All journalføring og administrativ behandling skal skje i ePhorte, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagsystemer og tas ut på papir. For mer detaljert beskrivelse av de ulike arkivseriene, se Arkivoversikt. Under følger en skjematisk fremstilling av arkivorganiseringen i kommunen. Iveland kommune har følgende arkivskapere pr. 01.09.2012:
| Arkivskaper
|
Type arkiv
|
Merknader
|
| Sentralarkivet
|
Saksarkiv Personalarkiv - alfabetisk Eiendomsarkiv/bygningsarkiv/kartarkiv
|
Saksarkivet er kun elektronisk, sak-arkivsystem ePhorte, etter 01.06.05 Personalarkiv er papirbasert ordnet alfabetisk. Skap personalavd. Papirbasert, ordnet etter gards- og bruksnummer. Skap på tenkisk avdeling.
|
| NAV
|
Klientarkiv etter lov om sosialtjenester
|
Journalføring i egt fagsystem - Velferd
|
| Barneverntjenesten
|
Klientsaker etter lov om barnevern
|
Journalføring i eget fagsystem. 1.10.2009 ble barneverntjenesten i Iveland kommune slått sammen med barneverntjenesten i Vennesla kommune. Datasystem Familia er tatt i bruk fra samme dato.
|
| Økonomi
|
Skatt og arbeidsgiverarkiv Regnskapsbilag SOFIE skattesystem fra nov.07
|
Manuelt /alfabetisk
|
| Kultur & Bibliotek
|
Mikromarc
|
Utlånsarkiv
|
|
|
|
|
| Ytre enheter:
|
|
|
| PPT
|
|
Samlokalisert med de øvrige setesdalskommunene.Sekretariat i Evje og Hornnes kommune.
|
| Pleie- og omsorgtjenesten Iveland bygdeheim
|
Pasient/beboer/brukerarkiv
|
Journalføring i eget fagsystem Profil
|
| Iveland barne og Ungdomsskole
|
Elevarkiv (papir) Saksarkiv
|
Er knyttet til ePhorte fra 01.01.11
|
|
|
|
|
| Vatnestrøm oppvekstsenter
|
Elevarkiv (papir) Barnehage - barnearkiv Saksarkiv
|
Er knyttet til ePhorte fra 01.01.11
|
| Skaiå barnehage
|
Barnearkiv
|
Er knyttet til ePhorte fra 01.01.11
|
|
|
|
|
|
Fagsystemer: Ved siden av dette er en rekke presumptivt offentlige tjenester i Setesdal skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet bør arkivplanen til en hver tid romme en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder. I Setesdal gjelder dette følgende tjenester: Interkommunale samarbeid: Arkivansvaret følger vertskommunen.
- Setesdal IKT: Interkommunalt samarbeid for Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Administrert fra Bykle med egen journalenhet i kommunens sak/arkivsystem. joutnalføring og utvalgsbehandling utføres av arkivjenesten i Bykle kommune.
- Interkommunalt Næringsfond: Samarbeid mellom kommunene Iveland, Birkenes og Lillesand. Saker registreres i sak/arkivsystemet ePhorte.
- Interkommunalt legevaktsamarbeid Iveland og Vennesla kommune. Startet opp på slutten av 80-tallet. Administreres fra Vennesla kommune.
- Barnevernsamarbeid med kommunene Iveland og Vennesla. Startet 1.10.2009. Bruker datasystemet Familia.
- Landbrukskontor: Samarbeid med kommunene Evje og Hornnes og Iveland fra slutten av 70-tallet. Kontorsted Evje og Hornnes kommune. Er tilkoblet sakarkivsystem ePhorte i Iveland kommune.
Interkommunale selskap Separat arkivansvar. Pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.
- Setesdal Brannvesen IKS: Interkommunalt selskap for Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Drift av felles brann og feiervesen, Medlem fra juli 2005. Administrert fra Evje med egen journalenhet i kommunens sak-/arkivsystem. Journalføring og utvalgsbehandling utføres av arkivtjenesten i Evje og Hornnes.
- Setesdal Revisjonsdistrikt IKS: interkommunalt selskap for Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Administrert fra Evje og Hornnes. Eget sak-/arkivsystem og egen postliste, men med lesetilgang til ePhorte i samtlige medlemskommuner.
- Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS: Interkommunalt selskap for Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Medlem fra juli 2005. Administrert fra Evje med egen database i kommunens sak-/arkivsystem. Journalføring og utvalgsbehandling utføres av arkivtjenesten i Evje og Hornnes.
- Setesdalsmuseet og Setesdalsmuseet eiendom IKS: Konsolidert museum for hele Setesdalsregionen. Medlem fra 2004. Hovedkontor i Valle med egen journalenhet i kommunens sak/arkivsystem. Journalføring og utvalgsbehandling utføres av museets eget arkivpersonell, med support fra Valle kommune.
- Konsesjonskraftfondet for Aust-Agder. Et felles fond for 10 kommuner i Aust-Agder, samt Aust-Agder fylkeskommune, med rett til konsesjonskraft. Medlem fra april 1984. Hovedkontor i Valle med egen journalenhet i kommunens sak/arkivsystem.Journalføring og utvalgsbehandling utføres av kontoret i Valle
- Pedagogisk psykologisk tjeneste for Setesdal (PPT): Interkommunalt samarbeid mellom Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Administrert fra Valle med filial i Evje
- Aust-Agder utviklings og kompetansefond IKS.
- Agder Sekretariat IKS, Sekretariat for kontrollutvalg i Agder. Medlem fra 2005
- Knutepunkt Sørlandet, interkommunalt selskap med kommunene Iveland, Birkenes, Lillesand, Vennesla, Søgne, Songdalen og Kristiansand. Medlem fra 2006.
- Midt Agder Friluftsråd. Koordinering av friluftstiltak. Kontor i Kristiansand. Medlem fra 2002.
- Aust-Agder Kulturhistoriske senter. Eid av kommunene i Aust-Agder og Aust-Agder fylkeskommune. Fungerer som arkivrådgivere for kommunene og depotinstitusjon for eldre arkiv. Medlem fra 1995.
- Radio Loland, lokalradio for Vennesla og Iveland kommune. Andelseier fra 1988.
- OFA - Offentlig fellesinnkjøp på Agder for kommuner og fylkeskommunene.
Aksjeselskap med kommunalt eierskap Separat arkivansvar. Pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.
- Setpro AS: kommunalt aksjeselskap eid av Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Arbeids- og attføringssenter som gir tilbud til yrkeshemmede i Setesdal. Hovedkontor i Evje, med filial i Valle. Medlem fra 1989.
- Aust-Agder Næringsselskap.
- Agder Energi AS
- Kommunekraft AS
- Aust-Agder utvikling- og kompetansefond
- Setesdal Bilruter AS
- Visit Sørlandet. Felles markedsføring av reisebedrifter og kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Iveland har vært medlem fra januar 2003
|
|