|
1.4.1 Rådmanns ansvar I følge arkivforskriftenes § 1-1 og kommunelovens § 23 har rådmannen øverste ansvar for kommunens arkiver og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i kommuneadministrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket. 1.4.2 Arkivleders ansvar og fullmakter Arkivlederen står for den daglige ledelsen av kommunens arkivtjeneste, både sentralarkivet og ytre enheter, og er delegert fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen. Arkivleder skal særlig legge vekt på disse oppgavene:
- kvalitetssikre arkivdanningen i henhold til de føringer som er gitt i arkivplanen
- kvalitetssikre offentlig journal
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, samt endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver
- gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse
- tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring
- rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten ved arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan heve kvaliteten på arkivarbeidet
- føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
- ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen
- være kontaktperson til Aust-Agder kulturhistoriske senter, arkivavdelingen
- være høringsinstans når kommunen skal velge edb-baserte sak/arkivsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap
- være høringsinstans vedrørende arkivmessige konsekvenser ved planlagte omorganiseringer i kommunen
1.4.3 Arkivtjenestens ansvar Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre sentrale deler av kommunens dokumenthåndtering. Arkivtjenesten skal arbeide etter følgende målsetting:
- Arkivtjenesten registrerer inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at svar blir gitt (journalføring og restansekontroll).
- Enhetslederne følger opp behandlingsfrister for saker som er til behandling.
- Arkivtjenesten sikrer at arkivet dokumenterer sakens opprinnelse (inngående brev), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, o.s.v.) og resultat av behandlingen (vedtak, avtaler, oppfølging).
- Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de fungerer som informasjonskilder og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- Arkivtjenesten sørger også for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.
Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er faglig tilknyttet arkivtjenesten i kommunen. Arkivleder er faglig overordna for arkivpersonalet. Arkivtjenestens oppgaver er fastsatt i regelverket i denne arkivplanen. 1.4.4 Systemansvar I Iveland kommune er systemansvar for ePhorte samlokalisert med arkivansvar. Faglig leder for det enkelte tjenesteområdet har systemansvar for fagsystemene som anvendes, mens arkivlederen delegerer det daglige arkivansvaret. Se forøvrig beskrivelsen av hvert enkelt fagsystem i arkivoversikten. Arkivtjenesten oppretter brukertilgang. Tjenestelederen har tilgang til alle saker tilhørende avdelingen. Saksbehandler har tilgang til egne saksmapper og lesetilgang til alle andre offentlige dokument. Ved gradering av dokument får kun saksbehandler lese- og skrivetilgang til "egne" dokument. Rådmann og arkivtjenesten har full tilgang til alle saker. 1.4.5 Saksbehandlers ansvar Ved overgang til elektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar i den daglige arkivdanningen. Det påligger saksbehandler å følge opp saker og journalposter, kontrollere at journalopplysninger, saksplassering, klassering, offentlighetsvurdering, avskrive ferdigbehandlede journalposter, samt gi beskjed til arkivet når en sak er ferdig. Se Saksbehandlers viktigste rutiner. 1.4.6 Ansvar for personregister I Iveland kommune faller registeransvaret på faglig leder for hvert enkelt tjenesteområde som fører personregister. Vedkommende har ansvaret for at regler om konsesjon og meldeplikt blir fulgt i henhold til personopplysningsloven. Kommunens toppledelse kan imidlertid ikke fraskrive seg sitt overordnede ansvar, jf. arkivforskriftenes § 1-1 og kommunelovens § 23. Ved eventuelle lovbrudd er det kommunen, representert ved ordføreren, som er rettslig ansvarlig og som kan saksøkes og pådra seg straffeansvar. 1.4.7 Ansvar for uttrekk fra elektronisk arkiv Ved avlevering av elektronisk arkivmateriale må det foretas uttrekk fra basen etter gjeldende regler, jf. arkivforskriftenes §§ 5-8, 5-10 og 5-12, samt Riksarkivets normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner av 1.6.2002. Ansvarsfordelingen ved uttrekk fra elektronisk arkiv er mer kompleks enn ved papirbasert arkiv, i og med at også systemleverandør er involvert. Systemleverandør har ansvar for at uttrekk fungerer. Kommunen har ansvar for å gjennomføre uttrekk. Aust-Agder kulturhistoriske senter overtar depotansvar for uttrekk etter endelig avlevering. Se forøvrig gjeldende retningslinjer for uttrekk og avlevering av elektronisk arkivmateriale. 1.4.8 Ansvar for depot Iveland kommune ble medlem av Aust-Agder kulturhistoriske senter (AAks) 01.01.1995 og er tilsluttet den interkommunale arkivordningen for papirbaserte og elektroniske arkiver (arkivforskriftene § 5-1) gjeldende fra og med 1.5.2003. Etter avlevering til depot er ansvar for arkivene overført til AAks. Det påhviler de enkelte virksomhetene å avlevere arkiv til AAks etter gjeldende retningslinjer (se periodiske arkivrutiner under kapitlet rutinebeskrivelse, samt kapitlet om depotordning). |