|
Generell journalføringsrutine ESA for arkivar på rådhuset - inngående dokument
- Ny sak opprettes i ESA eller søk etter eksisterende sak
- Velg Sak fra venstremeny
- Trykk på Ny sak
- Sakart/type: fyll ut
- Sakstittel linje 1: f.eks Nybygg bolig
- Sakstittel linje 2: f.eks kråkevikveien 34
- Saksansvarlig – ihht interne rutiner
- Org. Enhet og Tilgangsgruppe registreres automatisk
- Arkivdel: f.eks Eiendom15 eller Ansatte13
- Arkivdel som må arkiveres på papir så hakes det av automatisk. F.eks arkivdel: Ansatte 13.
-
Ny arkivkode:
Type: f.eks GNR/B eller FDATO
Verdi: f.eks. 25/534 eller 120569
- LAGRE
- 2. Journalposten registreres i sak
- Trykk: Ny journalpost
- Neste >>
- Ny avsender – søk eller skriv inn adresse
- Org.nr må fylles ut, den informasjon kan stå i dokumentet
- Ansvarlig: det kommer automatisk opp sakens eier, her kan du endre
- Innhold, linje 1: hovedtekst i dokumentet
- Innhold, linje 2: hvor det gjelder, f.eks ved saker ved byggesak/oppmålingssak
- Deres ref, finnes i dokumentet
Neste
- Registrer gradering om nødvendig – vurder hjemmel
- Vedlegg registreres som vedlegg og graderes dersom det er nødvendig – vurder hjemmel
- Trykk Nytt vedlegg
- Dokumenttittel
- Dokumentkategori
- Last opp fil . Bla igjennom…
- Hjemmel Gradering, Graderings- og avgraderingskode
- Det kan registreres flere vedlegg ved behov
- Lagre
- Skriv ut Strekkode og lim på dokument –
- er det registrert vedlegg så skrives det ut automatisk strekkode til vedleggene
- Skann via RM5 eller via sikker skanner
- Tilknytt fil via ESA via Pix edit
- Hent innskannet dokument via mappe i Pix-edit og dobbelklikk på filen
- Trykk på Utfør nå! – dokumentene separeres
- Trykk på Pixeditarkiveringknappen Arkiver alle
- Velg Oppfrisk i ESa og endre status fra M-midlertidig journalført av arkivet til J-journalført av arkivet
|
|