Arkivering og journalføring av skannede dokumenter

1. 

Skannede dokumenter hentes fram i Skan-kurvene. 

ARK 

2. 

Hvert dokument (hoveddokument og vedlegg) skal kontrolleres (forhåndsvises) før det fordeles til sak. Se etter eventuelle åpenbare avvik (manglende sider, dårlig kvalitet etc.). Ved feil eller mangler må registreringen av de skannede dokumentene forkastes ved å feilregistrere. 

ARK 

3. 

Dersom dokumenter forkastes må man legge disse til side og skanne på nytt. 

ARK 

4. 

Søk frem saken dokumentene skal arkiveres i. 

ARK 

5. 

Ved behov for manuell dokumentbehandling etter skanning følges egen prosedyre for dette og dokumentet importeres manuelt på korrekt journalpost. 

ARK 

6. 

Hvis sak ikke er registrert fra før skal ny sak opprettes.  

ARK 

7. 

Følgende felter må tas stilling til og fylles ut på den inngående journalposten: 

• Tittel. Vær oppmerksom på tittellinje 2! 
• Adm.enhet 
• Saksbehandler 
• Behandlingstype skal være V for restanse med forfallsdato. 
• Brev-, journal- og forfallsdato kontrolleres og eventuelt korrigeres. 
• Avsenders navn. 
  Gjør oppslag i eksternt register (Folkeregisteret eller Enhetsregisteret i Brønnøysund).  
• Kopimottakere 
• Avsenders referanse 
• Vurder skjerming og tilgang  
• Bruk beskrivende titler på eventuelle vedlegg 

ARK 

8. 

Saksbehandler påføres i saksbehandlerfeltet på journalposten og saksbehandler mottar dokumentet som en inngående journalpost i kurven Til behandling. 

ARK 

9. 

Når journalposten er kontrollert endres journalstatus til J (Journalført). 

ARK 

10. 

Gjenta operasjonen for alle de skannede dokumentene. 

ARK