|
Saksbehandler skal selv arkivere epost som mottas direkte, men arkivet må kvalitetssikre og journalføre eposten slik at den kommer på offentlig journal daglig. Rutinebeskrivelse og ansvarlig utførende
| 1.
|
Marker journalpost som skal kontrolleres i kurven Til journalføring.
|
ARK
|
| 2.
|
Kontroller at registreringen og saksdokumentene er i orden. Gjør eventuelle korreksjoner. Vær spesielt oppmerksom på følgende:
- Tittel - er den meningsbærende, ryddig? Vær oppmerksom på tittellinje 2. (Dersom noe skal skjermes, må dette stå på linje 2 i tillegg at journalposten må være skjermet med graderingskode og hjemmel.)
-
Avsenders navn og referanse.
Gjør oppslag i eksternt register (Folkeregisteret eller Enhetsregisteret i Brønnøysund).
Vær spesielt oppmerksom på at epost som har blitt videresendt kan være arkivert med siste avsender av eposten som registrert avsender. Da må dette korrigeres til opprinnelig avsender. Eposter som er mottatt fra et firma, sjekk at firmaet framkommer som avsender.
- Vurder eventuell skjerming
|
ARK
|
| 3.
|
Journalfør ved å endre journalstatus fra S til J.
|
ARK
|
| 4.
|
Hvis dette er første journalpost i en ny sak skal arkivet samtidig kvalitetssikre registreringen av saken, påføre arkivkode og sette saksstatus B (Under behandling), se kapittel "Kvalitetssikre arkivsaker som er opprettet av saksbehandler. "
|
ARK
|
|
|