Postfordelingsrutiner

Postfordeler i ePhorte

PR35050

1.  Hensikt

Denne rutine skal sørge for at innkommet post blir fordelt til riktig avdeling/saksbehandler.

2.  Omfang

Gjelder for alle som har rolle som leder/saksfordeler i arkivløsningen ePhorte

3.  Grunnlagsinformasjon

• Fordele post til rett avdeling/saksbehandler
• Omfordele eller returnere feilfordelt post til arkivet
• Sørge for at post ikke blir liggende ufordelt på klinikken/avdelingen
• Gjennomgå avdelingens restanser regelmessig
• Se til at arkivverdig post (inkl e-post) blir registrert i ePhorte, både innkomne og utgående dokumenter
• Følge opp arkivets purringer om restanser, reserverte dokumenter og ufordelte journalposter.  Slike purringer må videreformidles i egen klinikk/senter med anmodning om at den enkelte saksbehandler rydder i sine dokumenter.
• Gi beskjed til den som skal slutte eller av andre årsaker skal avslutte sin brukerkonto om å avskrive restanser, ferdigstille reserverte dokumenter, godkjenne dokumenter og sjekke at ingen dokumenter er utsjekket før vedkommende slutter, samt følge opp at dette blir gjort

Gi melding til arkivansvarlig eller brukerstøtte når en ansatt som har brukerkonto i ePhorte slutter, skifter avdeling eller lignende, slik at brukerkontoen blir oppdatert eller avsluttet.